من بين حلول المكاتب المتنوعة المتاحة اليوم، يُعدّ تطبيق جوجل من أكثرها شيوعًا. نتحدث هنا عن مستندات جوجل، وهو حل من هذا النوع يُقدّم مزايا رائعة.
أنا متأكد أن معظمكم يعلم جيدًا أن هذا البديل المكتبي لبرنامج مايكروسوفت أوفيس الشهير يُتيح ميزة العمل في السحابة. هذا يعني أنه يُمكننا الوصول إلى جميع المستندات المُنشأة هنا من أي مكان وعلى أي جهاز. ما عليك سوى تسجيل الدخول إلى حساب جوجل الخاص بك وفتح التطبيق المُناسب، أو النسخة الإلكترونية من متصفحك، لعرض المستندات المُنشأة.
هذه ميزة كبيرة مقارنةً ببرامج المكاتب المحلية، خاصةً إذا كنا سنضطر للعمل ضمن مجموعة. تُقدم جوجل هنا العديد من وظائف المجموعات، وهو أمر مفيد بشكل خاص في بيئات العمل المؤسسية. ولكن بالطبع، على الرغم من المزايا العديدة التي تُقدمها، سنواجه أيضًا بعض العيوب.
يعود الكثير منها إلى مشاكل الخصوصية والأمان التي غالبًا ما ينطوي عليها العمل عن بُعد. قد تحدث تسريبات للبيانات أو اختراقات لخوادم الشركة، مما يُعرّض ملفاتنا الشخصية للخطر. في الوقت نفسه، من المهم دائمًا تهيئة التطبيقات عبر الإنترنت، مثل مستندات جوجل، بشكل صحيح لتجنب المخاطر غير الضرورية.
في الواقع، قد نقوم بمشاركة مستنداتنا الشخصية من تطبيق الويب هذا مع الآخرين دون أن ندرك ذلك.
– كيفية تقييد الوصول إلى مستندات جوجل الخاصة بنا
لهذا السبب تحديدًا، سنعرض لكم أدناه أسهل طريقة لإجراء الفحوصات اللازمة والحد من مشاركة المستندات. أول ما سنفعله هو الوصول، على سبيل المثال، إلى نسخة الويب من Google Drive، خدمة التخزين عن بُعد الخاصة بالشركة. بمجرد إدخال بيانات تسجيل الدخول إلى حساب جوجل الخاص بنا، ستظهر المستندات المخزنة في Docs على الشاشة.
– أدخل إلى هذا الرابط Google Docs
في هذه المرحلة، في اللوحة اليسرى من الواجهة الرئيسية لمنصة التخزين، انقر على خيار ” المستندات “.
في تلك اللحظة، ستظهر جميع ملفات مستندات جوجل المُشاركة مع جهات خارجية على الشاشة، مما قد يُعرّض خصوصيتنا وأمننا للخطر . لذلك، كل ما تبقى هو تقييد الوصول إلى كل مستند من هذه المستندات، إذا لزم الأمر. للقيام بذلك، انتقل إلى خيارات المشاركة الخاصة وحدد أملكها
نطبق العملية أيضًا على جداول بيانات جوجل، ونماذج العروض التقديمية، وحتى المجلدات التي تحتوي على أنواع أخرى من المحتوى.