من واجب كل مستخدم جيد أن يقوم بعمل نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا. وبهذه الطريقة نحمي كافة معلوماتنا. ولكن بما أن أحداً لا يولد وهو يعلم، فمن الممكن أن نرتكب أخطاءً إذا تجاهلنا العديد من الاحتياطات الأكثر أهمية. والأسوأ من ذلك كله هو أن تختفي جميع النسخ التي لدينا بسبب هذه الأخطاء.
ويمكن أن يحدث هذا لنا لكل من الجيميل وOutlook. لذا، قبل ن يحدث ، دعونا نتخذ التدابير اللازمة لتجنب فقدان أي رسائل أو مرفقات أو حتى بيانات مهمة لإجراءاتنا القانونية. هناك العديد من العادات السيئة التي يمكن أن نطورها مع مرور الوقت، مثل الاعتقاد بأن السحابة هي الحل لجميع معلوماتنا، ولكن حتى هذا يمكن أن يفشل.
وإذا كنت تعتقد أننا نبالغ، فأنا أؤكد لك أن هذه الأخطاء أكثر شيوعًا مما تظن. الهدف من هذه المقالة هو مساعدتك في معرفة ما لا يجب عليك فعله، وكيفية تجنب أي ممارسات سيئة، والأدوات التي يمكنك استخدامها لحفظ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. بهذه الطريقة، إذا تعطلت خدمة جوجل ومايكروسوفت في يوم معين، فستكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك محمية بشكل جيد.
– الأخطاء التي يجب تجنبها في النسخ الاحتياطية
قد يبدو الأمر وكأنه عملية نسخ احتياطي عادية، ولكن خطأ بسيط يمكن أن يؤدي إلى فقدان الرسائل التي تلقيناها لسنوات إلى الأبد. في الواقع، من الشائع جدًا أن يكون لدينا مزود بريد إلكتروني واحد فقط. كان البريد الإلكتروني الأكثر توحيدًا على مر السنين هو Gmail، أو Outlook، أو في مراحله الأولى، Hotmail. صحيح أنها كانت دائمًا منصات مستقرة، لكنها تتطلب أيضًا الصيانة ويمكن اختراقها. لذا فإن وجود كل شيء في السحابة قد يجعلك تواجه الواقع في أحد الأيام.
خطأ آخر رأيته على مر السنين هو عمل نسخة احتياطية واحدة فقط، ثم نسيانها بسرعة. إن النسخ الاحتياطية التي لا يتم تحديثها ليست ذات فائدة كبيرة، حيث إنها لا تستطيع سوى حماية البيانات التي من المرجح أن تصبح قديمة بمرور الوقت. وخاصة إذا كنت تستخدم بريدك الإلكتروني يوميًا. لذا، من الأفضل إنشاء تنبيه في Windows، باستخدام مجدول المهام، بحيث يخطرك بشكل دوري عندما يتعين عليك تنفيذ المهام.
لقد رأيت أيضًا نسخًا احتياطية محفوظة بتنسيقات أقل توافقًا. وهذا يعني أن العديد من الأشخاص يقومون بتصدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بتنسيقات قد لا تكون مدعومة في المستقبل. لذا، كلما أمكن، من الأفضل حفظها في ” eml.” أو ” mbox.”
في حالة مواقع الحفظ، هناك أيضًا أخطاء أكثر مما تتخيل. أولها هو حفظ كل شيء على نفس المنصة. وهذا يعني أنه بإمكانك حفظ جميع النسخ الاحتياطية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ولكن أي فشل يؤدي إلى إرسال هذه النسخ إلى حالة من النسيان. من الناحية المثالية، يجب أن يكون لديك تنسيق للأجهزة، مثل جهاز الكمبيوتر أو القرص الصلب، وتنسيق عبر الإنترنت، مثل سحابة Google Drive.